review sistem akuntansi

Pertemuan Pertama

§  Perkenalan dengan dosen pengasuh mata kuliah sistem akuntansi, Dra.Yulia Djahir,M.M / Dewi Pratita,S.Pd

§  Perkenalan Mata kuliah

Pertemuan kedua

§  Pengenalan kontrak kuliah

§  Pembagian silabus

§  Pembagian kelompok diskusi

§  Penjelasan tugas kelompok(diskusi),individu(review) dan tugas akhir kuliah

§  Pengenalan sistem pembelajaran dalam mata kuliah sistem akuntansi,(ceramah,diskusi,penugasan pribadi dan praktek lapangan).

§  Pemaparan tentang sistem akuntansi secara umum.

Pengertian sistem,

Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok suatu perusahaan.

Dalam perusahaan tentu ada proses pengolaan datanya.

Pengertian prosedur

Prosedur adalah : urutan kegiatan klerikal(berulang-ulang) yang melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen / lebih yang dibuat untuk jaminan penanganan.

Adapun kegiatan yang dilakukan berulang-ulang antara lain:

- Menulis, data-data dari setiap transaksi ditulis,agar supaya tidak terjadi kesalahn dikemudian hari,dan untuk mempermudah dalam pengklasifikasian dan pemeriksaan lebih lanjut.

- Penggandaan,struk atau bukti transaksi yang telah dibuat,maka dibuat salinan atau gandaannya,bertujuan untuk mempermudah mengetahui transaksi apa saja yang telah terjadi,dan sebagai bukti jika dikemudian hari terjadi kekeliruan.

- Menghitung,dalam suatu perusahaan tentu banyak terjadi transaksi dalam satu hari atau satu minggu,maka hendaknya transaksi itu dihitung,untuk mempermudah mengetahui berapa kali transaksi itu terjadi dalam setiap periodenya.

- Memberi kode,untuk mempermudah pengklasifikasian,maka barang dagang diberi kode-kode tertentu tentu nya kode tersebut berbeda satu sama lain,pemberian kode bertujuan mempermudah mengetahui kelancaran produksi atau kelancaran penjualan suatu produk,apakah produk dengan kode tertentu itu masih ada persediaannya atau sudah habis.

- Mendaftar barang untuk mengetahui seberapa banyak persediaan barang tersebut,dan untuk mengetahui berapa besar barang tersebut laku terjual.

- Memilih atau mensortir,membedakan atau memilah-milah antar formulir transaksi,guna mempermudah proses pemeriksaan.

- Memindahkan,dari formulir-formulir yang telah disortir maka catatan nya dipndahkan kejurnal penjualan atau pembelian dan lain sebagainya.

- Membandingkan,antara pembukuan tahun ini dengan pembukuan tahun lalu,apakah omset tahun ini lebih besar dari tahun lalu atau malah sebaliknya.Membandingkan pembukuan dan omset ini guna mecari titik kelemahan perusahaan,dan berusaha semaksimal mingkin menetralisir kekurangan tersebut.

Pengertian sistem akuntansi

Sistem akuntansi adalah : substansi sistem informasi manajemen yang mengelola data/biaya,sehingga menghasilkan informasi,yang disediakan untuk para pengguna informasi(stekholder) baik pihak dalam perusahaan (intern) maupun puhak luar(ekstern).

Pertemuan ke tiga

§  Diskusi kelompok 1, dengan materi  : Metodelogi Pengembangan sistem Akuntansi.

Isi materi :

Metodelogi pengambangan sistem adalah langkah-langkah atau cara yang dilewati seorang analis sistem dalam mengembangkan suatu sistem imformasi.

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan melalui tiga tahap utama yaitu :

1. analisis sistem ( system analysis )

2. desain sistem ( system design )

3.implementasi sistem ( system implementation )

Dalam setiap tahap pengembangan sistem akuntansi, seorang analis menhasilkan dokumen tertulis yang akan digunakan sebagai penyaji rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem, atau analis menyediakan dokumen hasil dari setiap tahap pengembangan yang dilakukan. Dokumen tersebut akan diserahkan pada para pemakai informasi, dokumen tersebut dapat membantu analis menjelaskan tentang program yang akan dijalani, dengan kata lain dokumen tersebut sebagai media penghubung antara analis dan pengguna informasi.

Analisis sistem

Analisis sitem adalah langkah awal dalam pengembangan sistem informasi, dimana dalam suatu pengembangan itu dibutuhkan data-data awal atau keperluan, metode pengembangan dan lain sebagainya. Dalam langkah ini seorang analis mengajukan berbagai pertanyaan pada pengguna informasi, seorang analis harus mendapatkan data-data yang benar, sehingga ditahap berikutnya tidak ditemukan kejanggalan atau penyimpangan metode atau cara pengembangan, sehingga informasi yang disediakan tidak sesuai yang diinginkan, lantaran kurangnya komunikasi antara analis sitem dengan pengguna informasi.

Tahap analis sistem ini memegang peran penting, karena jika analis nya salah maka desain sistem nya tidak bermanfaat bagi pengguna informasi, oleh karna itu tahap ini merupakan tahap penentu bagi tahap berikutnya.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :

1.      Analisis pendahuluan, analis mengumpulkan berbagai informasi umum.

2.      Penyusunan usul perencanaan, membuat dokumen tertulis.

3.       Pelaksanaan analisis sistem, analis melaksanakan kegiatan berdasarkan informasi yang didapat dan sesuai dengan usul pelaksanaan analisis sistem.

Dalam pelaksaan analisis sistem, seorang analis harus menganalisi informasi yang telah disediakan oleh sistem akuntansi yang lama serta mempelajarinya dan mencari titik kekurangan dan informasi apa yang belum disediakan oleh sistem informasi lama.

Langkah-langkah nya :

a.       menganalisis transaksi, seorang analis hendaknya menganalisis setiap transaksi meliputi formulir, catatan, serta prosedur atau cara yang digunakan pada setiap transaksi.

b.      Mempelajari catatan pertama, catatan pertama dalam sistem akuntansi adalah jurnal, analis diharuskan mempelajari jurnal yang digunakan  menemukan kekurangan nya, serta merancang jurnal yang akan digunakan segara.

c.        Mempelajari catatan terakhir, dalam analisis sistem, sorang analis mempelajari buku besar dan buku besar pembantu inilah yang disebut dengan catatan akhir dalam sistem akuntansi dalam suatu perusahaan guna meneukan kelemahan-kelemahan dan merancang kembali buku besar yang lebih efektif digunakan.

Tekhnik pengumpulan informasi dalam analisis sistem :

a.       Wawancara

b.      Kuesioner

c.       analisis kelompok

d.      Pengamatan / observasi

e.       Pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen.

4. Penyusunan laporan hasil analisis sistem, hasil dari analisis  tersebut dibuat dalam bentuk suatu dokumen. Laoran ini berisikan hasil analisis.

Desian sistem

Desain sistem merupakan pengaplikasian kebutuhan pemakai informasi kedalam rancangan/cart sistem informasi yang akan diusulkan pada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.

Desain sistem ini sama hal nya dengan desain sebuah gedung, dalam pembangunan suatu gedung, seorang arsitek melakukan wawancar dengan pemilik, kemudian arsitek tersebut membuat beberapa rancangan gedung, dan peilik tersebut bebas memilih dari berbagai desain yang diajukan.

Tahap desain sistem :

1.      desain sistem secara garis besar, dalam analisis sistem seorang analis   telah mengumpulkan data-data tentan pengguna informasi selengkap mungkin, didalam desain sistem secara garis besar ini seorang analis    Menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar. Alternatif desain tersebut meliputi unsur-unsur blok atau bagian dari informasi yang dibutuhkan pemakai. Seorang analis sistem seharusnya mampu menyajikan berbagai macam alternatif desain sistem informasi yang memungkinkan pemakai untuk memilih desain tersebut.

2.      penyusunan usul desain sistem secara garis besar, ini disusununtuk menjelaskan atau menyampaikan kepada pemakai informasi tentang desain yang akan digunakan dalam pemenuhan kebutuhan pemakai yang telah dirancang secara garis besar yang dibuat secara tertulis .

3.       evaluasi sistem, setelah semua blok didesain oleh analis, blok teknologi belum didesain akan tetapi analis membuat syarat-syarat yang harus dipenuhi blok tekhnologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang.

4.       penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar, setelah diadakannya negosiasi antara analis sistem dengan pemakai informasi tentang desain secara garis besar, maka analis akan membuat suatu laporan yang disebut dengan laporan final desain sistem secara garis besar.

5.       desain sistem secara rinci, setelah tahap secara garis besar selesai analis membuat desain secara rinci setiap blok yang telah dirancang.

6.       penyusunan final desain sistem secara rinci.

Implementasi sistem

Implementasi sistem adalah puncak segala kegiatan perancangan sistem informasi, setelah menganalisis kebutuhan pemakai informasi dan merancang desain. Implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu menerapkan rencana implementasi, rencana implementasi (implementation plan) merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjut implementasi dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test) terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan bersama-sama dengan pemakai informasi.Dalam tahap implementasi ini seorang analis menyusun laporan final implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian yaitu :

1. rencana implementasi, disusun sebelum tahap pelaksanaan dilakukan. Rencana ini berisikan rencana pengujian berbagai blok informasi, dala rencana ini juga dilampirkan rencana konversi sistem lama ke sistem yang baru.

2. hasil pelaksanaan implementasi, dokumen-dokumen yang dikumpulkan oleh analis sebagai hasil dari pelaksanaan.

Konversi sisrem, perubahan dari sistem lama ke sistem baru membutuhkan pendekatan,  berikut pilihannya : a. konversi langsung, b. Paralel, c. pendekatan modular, d. Phase-in.

Sistem baru

Sistem lama

                        Pendekatan konversi langsung

           

Pendekatan koversi paralel

Sistem lama

Sistem baru

Sistem lama

Sistem       sistem             sistem Lama           lama                lama Sistem lama

            Pendekatan konversi modular

Sistem baru

Sistem baru

                                                                                      

   

 

       Pendekatan konversi phase-in

Sistem lama                                                 Sistem baru

                                                                                        

Simbol pembuatan bagan alir data

         Bagan alir data data ialah suatu model yang menggambarkan aliran dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

Contoh :

Mengelolah pengiriman

Mengelola data pengiriman

Mengelolah faktur  penjualan

Mengelola pesanan

pembeli

                               

Pertemuan ke empat

§  Diskusi kelompok dua dengan materi : formulir

Isi materi :

Pengertian Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan dan bukti kas keluar. Pada faktur penjualan direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang, dan sebagainya. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan. Informasi yang tercantum dalam faktur penjualan tersebut kemudian dicatat kedalam buku penjualan. Formulir juga dapat diartikan secarik kertas yang memiliki ruang utuk diisi dengan informasi yang terdapat didalamnya, baik itu yang tercetak maupun tidak. Bermanfaat untuk mentapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok dari satu ke orang lain.

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen. Contoh: Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dan sebagainya.

Sejak lahir hingga meninggal dunia, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.Sama halnya dengan perekam data pribadi,formulir bukan hanya bermanfaat bagi suatu perusahaan, akan tetapi formulir juga bermanfaat bagi diri pribadi seseorang.

Formulir Manual

            Formulir manual adalah formulir cetak yang diisi berbagai informasi, formulir ini dibuat dengan adanya campur tangan manusia, tanpa ditunjang mesin khusus.

Saat formulir manual masih banyak digunakan terlebih di kalangan usaha menengah kebawah, hal ini dikarenakan transaksi yang terjadi di perusahan tersebut dalam satu hari relatif sedikit, sehingga akan lebih efisien jika menggunakan formulir manual. selain itu, keterbatasan dalam penguasaan teknologi menjadi salah satu faktor penghambat penggunaan formulir elektronik.

Salah satu contoh formulir manual, yaitu Faktur penjualan dibawah ini

Toko jhon no produk tanggal wardah 06-03-11 Jl.Kol.Atmo Palembang Jl.Kol.Atmo 438/5 Palembang

Jumlah barang	Nama  dan kode barang	Harga satuan	jumlah
1	Acne treatmet gel/7738	Rp.12.700	Rp.12.700
1	Spon bedak tabur/9454	Rp.5.200	Rp.5.200
jumlah			Rp.17.900

Dibawah ini juga merupakan salah satu contoh formulir manual berupa kwitansi yang diisi secara langsung tanpa menggunakan mesin pembantu.

Formulir Elektronik

Definisi tentang formulir kertas tersebut diatas dibuat pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat formulir elektronik

v  Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Lain hal nya dengan formulir elektronik, perusahan tidak akan pernah kehabisan formulir, karena formulir tersebut tidak dicetak, hanya ditampilkan dilayar komputer saja.Penawaran selalu sama dengan permintaan.

v  Tidak pernah ketinggalan jaman

Seiring dengan kemajuan zaman, permintaan dan peraturan dapat berubah suatu waktu. Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman, dan jika sudah ketinggalan zaman formulir kertas tersebut tidak digunakan lagi, otomatis hal ini dapat merugikan perusahaan. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik.

v  Ketidakefisienan formulir dapat dihindari

Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya. Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat.

v  Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah(penyelewengan) atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.sebagai contoh : pemalsuan faktur pembelian.

 Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer.

v  Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.

v  Penangkapan data dilakukan sekali

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi, karena secara otomatis data yang dimasukkan kedalam komputer akan tersimpan dan pengguna data tersebut ( sistem akuntansi ) Cuma membuka data tersebut di file yang sama.

v  Tidak ada data yang mengambang

Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, misalnya melalui e-mail transfer data dan lainnya,  sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.Dan boleh jadi operasi perusahaan dapat ditunda lantaran formulir yang dibutuhkan belum sampai.

v  Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks, serta membutuhkan tenaga kerja yang banyak dan memakan waktu yang relatif lama. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

Dibawah ini adalah contoh tampilan formulir elektronik berupa kwitansi yang dibuat dengan menggunakan mesin pembantu atau komputer.

Manfaat formulir

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:

v  Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

v  Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

v  Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tertulis.

v  Menyampaikan imformasi pokok dari ornd satu ke orang lain di dalam organisasi

Golongan formulir menurut sumbernya

v  Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.

Contoh formulir ini adalah surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit,  kartu jam kerja, bukti  permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Formulir yang di buat dan dikirimkan kepada  pihak luar perusahaan.

Contoh golongan formulir ini adalah faktur penjualan tunai, faktur penjuaan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti  kas keluar, surat order penawaran.

v  Formulir  yang diterima dari pihak luar perusahaan.

Contoh formulir ini adalah faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran  bank.

Golongan formulir mmenurut tujuan pengunaannya

v  Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya tindakan

Contoh formulir ini adalah formulir surat permintaan pembelian,formulir ini digunakan ooleh bagian gudang. Contoh lain yang termasuk dalam golongan ini  adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudan, surat perminntaan penawaran harga.

v  Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan  untuk mencatat data barang yang diterima dari  pemasok, contoh formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah faktur penjualan,  faktur pembelian, kartu jam kerja, surat pemuat, pernyataan piutang.

Prinsip dasar yang melandasi pperancangan formulir

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diiperhatikan:

v  Sedapat mungkin menfaatkan tembusan atau copy formulir

v  Hindari duplikasi dalam pengumpulann data

v  Buatlah rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin

v  Masukanlah unsur intetrnal check dalam merancang formulir

v  Cantumkanlah nama dan alamat peruasahaan pada formulir yang digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar

v  Cantumkanlah nama formulir untuk memudahkan identifikasi

v  Beri nomor untuk identifikasi  formulir

v  Cantumkanlah nomor garis pada posisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulr lebar igunakan, untuk memperkecil kemungkinan kesalaha pengisian.

v  Cetak gari dala formulir , jika formulir tersebut akan diisi denga tulisan tangan, jika pengisia formulir dilakukan daengan mesin ketik, garis tidak perlu digunakan karna mesin ketik karna dapat mengatur spasi sndiri, dan juga bergaris , karna memakan waktu yang lama.

v  Cantumkan nomor urut tercetak.

v  Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.

v  Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,atau dengan mengunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon.

v  Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling bersangkutan

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancag formulir

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor faktor berikut ini:

v  Siapa yang memerlukan atau akann mendapatkan imformmasi yang dicatat didalam formulir, hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

v  Adakah formulir sekarang yang akan dirancang atau sekarang digunakan berisi imformasi yang sama? Jika ya,, apakah ada  kemungkinan menyatukan imformasi didalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur  penjualan,surat muat, sliip pembungkus.

v  Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan didalam formulir telah disusun membuat urutan yang logis? Hak ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pengisian formulir dan akan mengurangi  waktu pengisian dan pengunaan formulir.

v  Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemmerosesan dengan mesin, atau kedua-duanya?hal ini akan menentukan lebar spasi dan pengunaan garis atau hanya spasi saja.

v  Apakah formulir ini akan diisi  dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggadaan yang lainn? Akan hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang akan disediakan untuk memungkin kan pencatatan imformasi.

v  Apakah formulir itu akan disimpan didalam arsip? Hal ini akan menuentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas dan preforasi yang harus dibuat, jjika hal ini diperluhkan.

Imformasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir

v  Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya menggenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

v  Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan imformasi dari formulir tersebut.

Dokumen sumber dan dokumen pendukung

Dokumen digolongkan menjadi dua macam yaitu:

v  Dokumen sumber yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam jurnal atau buku pembantu.

v  Dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya tansaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

Pertemuan kelima

§  Diskusi kelompok tiga dengan materi : jurnal,buku besar dan buku besar pembantu

Isi materi :

Jurnal 

Jurnal sebagi unsur sistem akutansi berikutnya setalah formulir, dalam proses akutansi pokok, jurnal menduduki posisi yang unik. Setalah data transaksi keuangan perusahaan direkam untuk pertama kalinya dalam formulir. Langkah berikutnya dalam proses penggelolaan imformasi keuangan adalah mencatat data tersebut untuk pertama kalinya dalam catatan akutansi yang permanen. Dalam catatan imformasi ini,transaksi mulai digolongkan sesuai dengan klafikasi yang akan di tuju dalam rekening-rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Pentingnya jurnal

Pencatatan didalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih terinci, serta menurut urutan tunggal kejadian transaksi.

Jurnal umum

Jenis-jenis transaksi perusahaa masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadahi sebagai catatan akutansi pertama

o   Kolom tunggal. Kolom ini diisi dengan tanggal terjadinya transaksi, yang  diisi secara berurutan sesuai dengan kornologi terjadinya transaksi.

o   Kolom keterangan. Diisi dengan keterangan mengenai transaksi yang terjadi,seorti nama rekenin yang didebit dan dikredit.penjelasan transaksi yang bersangkutan, contoh pengeluaran kas  dan gajih karyawan.

o   Kolom nomor  bukti,, digunakan untuk mencatat formulir yang dipakai sebagai dasar pencatatan data  dalam jurnal tersebut.

o   Kolom nomor rekening, digunakan untuk proses peringkasan secara preodik, transaksi keuangan  yang terjadi dalam periode tertentu.

o   Kolom debit dan kredit, diisi dengan jumlah rupiah transaksi, jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini diringkas berdasarkan nomor rekening yang tercantum dalam kolom  nomor rekening,kemudian secara periodik dibukukan kedalam rekening  yang bersangkutan dalam  buku besar.

Jurnal khusus

Jika usaha perusahaan bertambah besar dn jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung  berbagai transaksi yang timbul,yang frekuensinya terjadi semaangkin tinggi. Dalam hal ini  mulai diperluhkan jurnal khusus selain jurnal umum tersebut, dan dibutukan lebih banysk karyawan untuk menyelenggarakan  berbagai jurnal khusus tersebut.

Prinsip dasar yang melandasi perancangan jurnal

o   Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadahi sehingga memumgkinkan perusahaan  untuk mengunakan karyawan  dalam mencatat dengan segera transaksi  keuangan yang terjadi.

o   jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi kedalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, penjualan dan pembelian.

o   Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan  yang terinci,  harus digunakan kolom, kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening  yang bersangkutan dalam buku besar.

o   Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekenung yang bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan dibukukan ke dalam jurnal.

o   Kolom–kolom dalam jurnal digunakan untuk menggumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

o   Sedapat ungkin jurnal harus dirancagsedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin imformasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum

o   Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal swehingga pertanggungjawaban kebenaran imformasi dapat ditentukan.

Jenis jurnal

Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar adalah sebagai berikut:

o   Jurnal penjualan, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.transaksi penjualan yang tidak menyebabkan bertambahnya kas perusahaan, akan tetapi menyebabkan  bertambahnya piutang perusahaan.

JURNAL PENJUALAN

Tgl	keterangan	Nomor buku	Piutang dagang	No.rek lain	Jumlah lain	Hasil penjualan kredit

o   Jurnal pembelian, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.

JURNAL PEMBELIAN                                                                    Halaman :

                                                              JURNAL PEMBELIAN                                                                                                                                                                halaman:

Tgl	keterangan	Nomor bukti	Utang dagang	persediaan	lain-lain no. rek	Lain-lain Jumlah

o   Jurnal penerimaan kas, jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas, yaitu transaksi-transaksi yang menyebabkan kas bertambah. Pada umumnya penambah kas perusahaan berada pada penjualan tunai dan penerimaan pembayaran piutang atas penjualan kredit.

o   Jurnal pengeluaran kas, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pengurangan atau setiap transaksi pengeluaran kas tunai.

o   Jurnal umum, jurnal yang mencatat semua transaksi yang tidak dicatat dalam jurnal khusus, pada umumnya jurnal umum terdiri dari 2 kolom yaitu kolom debet dan kolom kredit, hal ini dikarenakan transaksi yang dicatat dijurnal umum itu bervariasi, jadi sangat tidak efektif jika setiap akun dibuat satu kolom tersendiri seperti halnya jurnal khusus.

Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal :

o   Dengan pena, informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal dengan menggunakan tulisan tangan.

Dokumen sumber

Jurnal

Buku besar

o  

Buku besar

Dengan mesin pembukuan, informasi dalam dokumen sumber dicatat dalam jurnal dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan kedalam rek. Buku pembantu. Pencatatan kedalam jurnal dapat pula dilakukan bersamaan dengan pembuatan dokumen sumber yaitu dengan menggunakan jurrnal dan rek.buku pembantu sebagai tembusannya  Pada saat pembuatan dokumen sumber. Dalam kedua cara tersebut, jurnal diperoleh sebagai tembusan pencatatan kedalam rek.buku pembantu atau tembusan pencatatan informasi didalam  dokumen sumber.

Jurnal

Buku pembantu

      ........................... jurnal diperoleh dari pembuatan       dokumen sumber dan posting

Dokumen sumber

kedalam buku pembantu

o   Dokumen sebagai jurnal, dalam cara ini jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut terjadinya transaksi.cara ini menghindari pekerjaan penyalinan informasi dari dokumen sumber kedalam jurnal. Pembukuan kedalam rek.buku besar dilakukan dengan cara membuat rekap dari dokumen sumber ini.

Membuat rekap dokumen

secara periodik ...........

T

Rekap dokumen sumber

Buku besar

Dokumen sumber

                                                                            ......  ......      arsip dokumen sumber secara

                                                                                             Kronologis berfungsi sebagai jurnal

o   Dengan komputer, data dalam dokumen dimasukkan kedalam sistem komputer melalui keyboard  dan dicatat dalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal. Jika perusahaan menggunakan formulir elektronik penagkapan data sekaligus dilakukan pada saat entry kedalam formulir elektronik dan segaligus pencatatn kedalam arsip transaksi. arsip transaksi ini setelah divalidasi, kemudian digunakan untuk memutakhirkan arsip induk ( buku besar dan buku pembantu ).

Arsip transaksi

Arsip induk yang telah dimutakhir

Arsip induk yang belum dimutakhir

Dokumen sumber

Run updating

terminal

Karakteristik buku besar dan buku pebantu

Buku besar (general ledgers) merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas imformasi yang telah di catat  dalam jurnal. Buku pembantu (subsidiary ledgers) adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar. proses sortasi dan pemindahan data kedalam buku besar dan buku pembantu disebut dengan pembukuan (posting).dalam sistem manual, kkegiatan posting ini memerlukan 4 tahap berikut ini:

o   Pembuatan rekapitulasi jurnal.

o   Penyortasian rekening yang akan diisi dengan data rekaitulasi.

o   Pencatatan rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan.

o   Pengambilan rekening kedalam arsip pada urutanya semula.

Formulir rekening buku besar

   Rekening buku besar umunya berbentuk T, yang merupakan catatan akuntansi yang dibagi dua secara vertikal, diselah kiri debet dan kanan kredit. Berbagai variasi bentuk formulir buku besar :

o   Rekening dengan debit lebar

o   Rekening biasa

o   Rekening berkolom saldo ditengah

o   Rekening ganda berkolom saldo

o   Rekening dengan saldo lama dan saldo baru

Susunan rekening buku besar

Rekening-rekening yang dibentuk dalam buku besar harus sesuai dengan jenis dan susunan imformasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan penyusunan  rekening-rekening  buku besar adalah neraca dan laporan rugi laba. Contoh jenis susunan informasi Mengenai aktiva lancar dalam neraca perusahaan manufaktur :

o   Kas dan bank

o   Investasi sementara

o   Piutang

o   Cadangan kerugian piutang

o   Persediaan barang jadi

o   Persediaan produk dalam proses

o   Persediaan bahan baku dan bahan penolong

o   Persekot biaya,dll

Kode rekening

Kode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembeda elemen-elemen yang ada didalam suatu klasifikasi. Pengelolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode mencatat,mengklasisifikasikan,menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan kode

Dalam sistem pengelolaan data akuntansi, kode memenuhi berbagai tujuan :

o   Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

o   Meringkas data

o   Mengklasifikasi rekening atau rekening

o   Menyampaikan makna tertentu

Buku pembantu (subsidiary ledgers)

Buku pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar, yang dibentuk untuk memudahkan mempercepat penyusunan laporan dan neraca percobaan. Umumnya peruasahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut ini:

o   Buku pembantu persedaian,

terdiri dari kartu persedian yang berisi informasi baik mengenai kuantitas maupun harga pokok berbabai persediaan. Kartu persediaan mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan. Biasanya karu persediaan ini diselenggarakan oleh akuntansi biaya.

o   Buku pembantu piutang,

Buku pembantu ini terdiri dari kartu piutang yang disusun menurut nama debitur perusahaan. Kartu piutang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur serta digunakan sebagai sumber informasi untuk pembuatan perrnyataan piutang (account receivable statement ) yang dikirim kepada tipa debitur secara periodik. Buku pembantu ini merupakan rincian rekening piutang dagang yang diselenggarakan dalam buku besar. Bentuk formulir kartu piutang dapat menggunakan rekening biasa, rekening dengan kolom saldo ditengah atatu dengan kolom saldo.

o   Buku pembantu utang,

Buku pembantu ini terdiri dari kartu utang yang disusun menurut nama kreditur perusahaan. Kartu utang ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada setiap debitur serta digunakan se3gbagai sumber informasi untuk rekonsiliasidengan pernyataan piutang yang diterima dari kreditur secara periodik.

o   Buku pembantu harga pokok produk,

Buku pembantu ini terdiri dari kartu harga pokok produk yang digunakan untuk mencatat harga pokok pesanan yang diproduksi perusahaan. Buku pembantu ini digunakan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, dan merupakan rincian rekening barang dalam proses yang diselenggarakan dalam buku besar.

o   Buku pembantu biaya

Buku pembantu ini terdiri dari kartu biaya yang digunakan untuk biaya angkut yang tidak bersangkutan dengan pesanan tertentu ( biaya overhead pabrik sesungguhnya) biaya admininstrasi dan biaya umum serta biaya pemesanan.

o   Buku pembantu aktiva tetap,

Buku pembantu ini terdiri dari kartu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat semua informasi mengenai aktiva tetap seperti, tanggal peroleha, jenis aktiva tetap,sfesifikasi,lokasi,depresiasi dan pengeluaran modal.

Pertemuan keenam

§  Diskusi kelompok empat materi : sistem pengendalian intren

Isi materi :

Definisi sistem pengendalian intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukur-ukuran yanhg dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keadaan data akutansi, mendorong efisiensi dan mendorong  kebijakan manajemen.

Dari pengertian diatas dapat ditarik benag merah bahwa tujuan sistem pengendalian intern adalah :

      Menjaga kekayaan organisasi, dengan adanya sistem pengendalian intern akan dapat meminimalisir kemungkinan penyelewengan harta kekayaan perusahaan untuk kepentingan pribadi.

      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

      Mendorong efisiensi, dengan adanya sistem pengendalian intern pihan pengelola data akuntansi akan berusa setepat mungkin mengelola data, agar tidak diprotes dan memperbaiki laporan, akan memakan waktu yang lebih banyak.

      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur sistem pengendalian intern

Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah :

      Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas,struktur organisasi merupakan renagka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Contohnya : dalam perusahaan pabrik ( manufaktur ) kegiatan pokoknya adalah menproduksi dan menjual produk. untuk melaksanak kegiatan pokok tersebut maka dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran dan departemen euangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian akan dibagi dalam berbagai organisasi yang lebih kecil atau lebih sfesifik untuk melaksanank kegiatan perusahaan secara teknis.

      Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindunngan yang cukup untuk kekayaan,utang, pendapatan dan biaya,

Setiap transaksi hanya terjadi atas atorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksanya setiap transaksi.

      Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas  dan fungsi setiap uniit organisasi, pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatn yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik sehat :

a.       Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

b.      Pemeriksaan mendadak (surprised audit).

c.       Setiap transaksi tidak boleh di laksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi.

d.      Perputeran jabatan (job rotation).

e.       Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f.       Secara priodik di adakan percocokan fisik kekayaan dengan catatannya.

g.      Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek aktivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain

      Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya,

Bagaimanpun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serte berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semuanya tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang berkompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menhhasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam g yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan efisien dan efektif, meskipun anya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Dilain pihak, meskipun tiga unsur pengendalian intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak berkompeten dan tidak jujur, empat tujuaj sistem pengendalian sistem seperti yang telah dijelaskan diatas besar kemungkinan tidak akan tercapai.

Lingkungan pengendalian ( control environment )

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan maanajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern, efektifitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh lapisan yang diciptakan lungkungan pengendalian. Misalnya : dzalam suatu perusahaan yang manajemen puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan pemilik perusahaan bukan sebagai alat manajemen untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan, lingkungan in akan mengakibatkan manajemen menengah dan karyawan dalam melaksanakan anggaran perusahaan. Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lungkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar dalam keseriusan pengendalian intern yang diterapkan didalam perusahaan.

Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur :

      Filosofi dan gaya operasi

      Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan

      Metode pengendalian manajemen

      Kesadaran penegndalian

Siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian intern akuntansi ?????

Timbul pertanyaan : “ siapakah yang bertanggung jawab atas pengembangan dan pengoperasian pengendalian intern akuntansi suatu perusahaan ?”. jika sebuah perusahaan dikelola oleh manajer profesional maka dalam perusahaan ini terdapat pemisahan antara pemilik dan pemimpin perusahaan. Pemilik menyerahkan pengelolaan kekayaannya kepada manajer profesional tersebut dan dengan demikian manajer profesional berkewajiban mempertanggung jawabkan hasil pengelolaan kekayaan tersebut kepada pemiliknya. Pertanggung jawaban pengelolaan kekayaan pemilik perusahaan ini disajikan dalam laporan keuangan. Laporan keuangan merupakan alat pertanggung jawaban manajemen puncak atas hasil pengelolaan terhadap kekayaan yang dipercayakan kepadanya oleh pemilik perusahaan. Keandalan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya pengendalian intern akuntansi yang berlaku dalam perusahaan. Jika pengendalian intern akuntansi dirancang dan diterapkan dengan baik oleh manajemen didalam pengelolaan perusahaannya, maka laporan keuangan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan akan terjamin ketelitian dan keandalannya. Sistem pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak handal, efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tanggung jwab untuk mengembangkan dan mengoperasikan pengendalian intern akuntansi yang baik dalam perusahaan adalah terletak pada manajemen puncak, karena dipundak merekalah tanggung jawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan terletak.

Konsep yang salah mengenai sistem pengendalian intern

Manajemen puncak sering memiliki konsep yang salah mengenai sistem pengendalian intern, menurut pendapat mereka sistem pengendalian intern hanya merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja, sehingga direksi umumnya mennyerahkan pengembangan pada direktur keuangan, tanpa ada dukungan dari anggota direksi lainnya. Oleh karena itu dalam mendiskusikan rancangan sistem pengendalian intern dengan konsultan luar perusahaan, sangat jarang sekali anggota direksi ikut berpartisipasi dalam rapat tersebut.padahal hanya dengan dukungan penuh semua anggota direksilah unsur-unsur pengendalian intern dapat menjamin tercapainya tujuan sistem tersebut.

Adapun manajemen puncak yang beranggapan bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan kekurangahliannya dalam mengelola perusahaan, bahwasanya sistem pengendalian intern tidak dapat menggantikan ketidakmampuan manajemen dalam mengelola perusahaan.

Kesalahan persepsi ini harus segera diluruskan guna menunjang tercapainya tujuan sistem pengendalian intern. Manajemen puncak haru segera menyadari sebagai pemimpin perusahaan, semstinya ia lebih memahami letak ranah kududukan setiap direksi dan organisasi teknis dalam perusahaan. Sama halnya dengan manajemen utama, direksi-direksi lainnya juga demikian, harus meningkatkan loyalitas terhadap perusahaan, bahwasanya pengenalian intern itu ialah pengendalian yang berorientasi dalam perusahaan, yang sewajarnya menjadi tanggung jawab bersama.

Pengendalian umun(general control)

unsur pengendalian numum ini meliputi: organisasi, prossedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengorprasian pasilitas pengelolaan data.

1.      Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi-fungsi pokok: operasi,  penyimpanan dan akutansi.

2.      Pengendaliann terhadap sistem dan program

Lingkungan pengelolaan data elektronik, fungsi perancangan sistem  dan program harus terpisah dari fungsi operasi fasilitas pengelolaan data. Pengendalian umum yang bersangkutan dengan fungsi pengembangan sistem dan program meliputi:

      Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru

      Prosedur pengujian program

      Prosedur pengubahan program

      Dokumentasi

1.    Pengendalian terhadap fasilitas pengelolaan data

Faisilitas pengelolaan data meliputi empat bidang yaitu:

      Operasi komversi data

      Operasi kompute

      Perpustakaan

      Fungsi pengendalian

Operasi komputer harus  diawasi sedemikian rupa untuk menjamin keandalan data akutansi yang diolah untuk nmemberikan perlindungan terhadap arsip data dan program dari kehilangan, kerusakan, atau pengubahan data dan pengungkapan tanpa izin. Pengrendaklian terhadap penyimpanan arsip data dan program harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yangterlindung  dengan baik, yang hanya dapat dimasuki oleh karyawan yang diijinkan untuk itu. Fungsi pengendalian (bidang keempat)bersangkutan dengan pengendalian terhadap masukan dan keluaran  departemen pengelolaan data elektronik.

Pengendalian aplikasi (application control)

Pengendalian aplikasi dirancang untuk memenuhi peryaratann pengendalian khusus ssetiap aplikasi.

      Menjammin semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap.

      Menjaminn bahwa ddata transaksi engkap dan teliti

      Menjamin bahwa pengelolaan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan.

      Menjamin bahwa hasil pengelolaan data bermanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

      Menjamin bahwa aplikasi dapat terus menerus berfungsi.

Pengendalian aplikasi dapat dibagimenjadi :

      Pengendalian preventif

Pengendalian preventif bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi yang seharusnya terjadi. Pengendalian ini sangat diperluhkan dalam pengelolaan data elektronik, karna hal ini dapat mencegah terjadinya masalah. Pengendalian preventif diletakan sepanjang proses pengelolaan data dalam data elektronik. Pada umumnya unsur pengendalian preventif sebelum data masuk kedalam program komputer.

Adapun unsur-unsur pengendalian preventif :

a.       Otorisasi data sumber

b.      Konversi data

c.       Penyimpanan data sumber

d.      Turnaround document

e.       Formulir bernomor urut cetak

f.       Validasi masukan

g.      Pemutakhiran arsip dengan komputer

h.      Pengendalian terhadap pengolahan data

      Pengendlian detektif

Pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah.

Setelah dat sumber disiapkan, diotorisasi, diubah kedalam bentuk yang dapat diproses dengan komputer, data tersebut kemudian dikirim dari departemen sumber ke departemen pengelolahan data elektronik. Pengiriman data dapat dilakukan dengan car konvensional  (melalui pos atau pengantar ) atau melalui alat transmisi.

Ketelitian penyusunan programdapat terjamin jika diadakan dokumentasi program yang memadai dan pengujian program secara intensif. Dokumentasi program akan membantu mencari kesalahn program dan memudahkan proses pembetulan kesalahan program, meskipun perancang programnya sudah tidak bekerja diperusahaan itu lagi.

Pertemuan ketujuh

Ujian tengah semester

Pertemuan kedelapan

Diskusi kelompok lima dengan materi : sistem penjualan kredit

Isi materi :

Penjualan kredit

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa,baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelangan telah  dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, unntuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelangannya. Kegiatan penjualan secara kredit ditangi oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.

Sistem penjualan kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order tang diterima dari pembeli dan jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.

Penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan

Perusahaan dapat melakukan penjualan kredit dengan kartu kredit yang dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem penjualan kredit dengan katru kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer ( retailer ). Kartu kredit perusahaan ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya keperusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan akan menagih sejumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat. Gambar dibawah ini memperlihatkan skema ataua alur penggunaan kartu kredit perusahaan.

Secara periodik perusahaan penerbit kartu kredit

Melakukan penagihan kepada pelanggan pemegang

Kartu kredit                    

Perusahaan penerbit kartu kredit

Pelanggan pemegang kartu kredit

Fungsi yang terkait  

Ø  Fungsi penjualan,

Fungsi penjualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.

Ø  Fungsi kredit,

Dalam transaksi penjualan dengan kartu kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian katru kredit kepada pelanggan yang terpilih, sebelum seorang pelanggan diberi kartu kredit, ia harus mengajukan permintaan untuk menjadi anggota kartu kredit perusahaan dengan mengisi formulir permintaan menjadi anggota.

Ø  Fungsi gudang,

Fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

Ø   Fungsi pengiriman,

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mnyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan sfesifikasinya sesuai dengan   yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan dengan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mendapatkan tanda tangan pelanggan diatas faktur penjualankartu kreditsebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.

Ø  Fungsi penagihan,

Fungsi ini bertanggung jawab membuat surat tagiahn secara periodik kepada pemegang kartu kredit.

Ø  Fungsi akutansi,

Fungsi bertanggung jawab mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.

Imformasi yang diperluhkan oleh majemen

Ø  Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu

Ø  Jumlah piutang kepada setiap debitur dari tansaksi penjualan kredit

Ø  Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka  waktu tetrtentu

Ø  Nama dan alamat pembeli

Ø  Kuantitas produk yang dijualan

Ø  Nama wiraniaga yang melakukankan penjualan

Ø  Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang digunakan  

Ø  Surat order pengiriman dan tembusannya

Ø  Faktur dan tembusannya

Ø  Rekapitulasi harga pokok penjualan

Ø  Bukti memorial

Catatan akutansi yang digunakan

Ø  Jurnal penjualan,

Catatan akuntansi i ni digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.

Ø  Kartu piutang,

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debitur.

Ø  Kartu gudang,                          

catatan ini pada dasarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi, catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang ada di gudsng serta mutasinya.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Ø  Prosedur order penjualan

Ø  Prosedur persejuan kredit

Ø  Prosedur pegiriman

Ø  Prosedur penagihan

Ø  Prosedur penagihan piutang

Ø  Prosedur distibusi penjualan

Ø  Proserdur pencatan harga pokok penjualan

Pengendalian intern dalam sistem penjualan

Ø  Organisasi,

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit,

Unsur pokoknya antara lain :

a.       Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit, pemisahan kedua fungsi ini bertujuan untuk pengawasan intern teradap transaksi penjualan kredit.

b.      Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit,

Salah satu unsur pokoksistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasional,fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. Dengan dipisahkanya ketiga fungsi ini catatn piutang dapat terjamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dapat diajmin keamanannya.

c.       Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas,

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatan piutang berada ditangan bagian piutang dan fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang berada ditangan bagian kassa.

Pemisahan kedua fungsi pokok ini mencegah terjadinya manipulasi catatan piutanng.

Praktik yang sehat

Ø  Menggunakan formulir bernomor urut cetak

Ø  Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselengarakan oleh fungsi tersebut.ang dalam buku besar.

Sistem retur penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi apabila perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Pengembalian barang oleh pelanggan ini harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi yang terkait

Ø  Fungsi penjualan,

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pelanggan. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirim kepada fungsi penerimaan.

Ø  Funsi penerimaan,

Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi ungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi ang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

Ø  Fungsi gudang,

Fungsi ini bertaggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan, barang yang telah diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.

Ø  Fungsi akuntansi,

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan barang akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan persediaan barang.

Informasi yang diperlukan manajemen

Informasi yang dibutuhkan manajemen dari transaksi retur penjualan ialah :

Ø  Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama jangka waktu tertentu

Ø  Jumlah berkurangnya piutag akibat retur

Ø  Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli

Ø  Nama dan alamat pembeli

Ø  Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli

Ø  Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli

Ø  Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang digunakan

Dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan antara lain :

Ø  Memo kredit,

Memo kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum serta jurnal retur penjualan.

Ø  Laporan penerimaan barang,

Laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit, dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli.

Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi retur penjualan :

Ø  Jurnal umum dan retur penjualan

Ø  Kartu piutang

Ø  Kartu persediaan

Ø  Kartu gudang

Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan

Ø  Prosedur pembuatan memo kredit

Ø  Prosedur penerimaan barang

Ø  Prosedur pencatatan retur penjualan

Sistem penjualan kredit umumnya digunakan oeh perusahaan  manufaktur dalam penjualan produk mereka. Dalam sistem penjualan ini, sleksi pelnagan yang dapat diberikesempatan untuk membeli kredit dilaksanakan olleh fungsi kredit, dokkumen penting yang digunakan dalam sistem penjualan  kreddit adalah: surat ordert pengiriman dan faktur penjualan. sistem penjualan kredit terdiri dari prosedur order penjualan, prosedur penjualan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur pencatatan piutang,dan prosedur distribusi penjualan. unsur pengendalian intern dirancangdalam sistem penjualan kredit dengan cara merinci unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern: struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat.

Pertemuan kesembilan dan kesepuluh

Praktek kerja lapangan di yogyakarta, bandung dan jakarta

Pertemuan kesebelas

Diskusi kelompok enam dengan materi : sistem akuntansi piutang

Isi materi :

Prosedur pencatatan piuatang

Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mmencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah  disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang

Informasi yang di perlukan oleh manajemen

ü  Saldo piutang pada saat tertentu  kepada setiap debitur

ü  Riwayat pelunasan piutang yang dilakukann oleh setiap debitur

ü  Umur piutang pada setiap debitur pada saat tertentu

Dokumen

Dokumen pokok yanng diguanakan sebagai dasar pencatatan  kedalam kartu  piutang adalah:

ü  Faktur penjualan,

Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.

ü  Bukti kas masuk,

Dokumen ini digunakan sebaga dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.

ü  Memo kredit,

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, mmerupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.

ü  Bukti memorial (journal noucer),

Merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi kedalam jurnal umum.

Catatan akutansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatatan transaksi yang menyangkugt piutang adalah:

ü  Jurnal penjualan

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untk mencatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredi

ü  Jurnal retur penjualan

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akutansi inni digunakan untuk mencatat  berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan

ü  Jurnal umum

Dealam prosedur pencatatan piutang, catatan akutansi ini digunakan untuk mencatat bberkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih

ü  Jurnal [enerimaan kas

Dalam proseduur pencatatan piutang, catatan akutansi ini diguunakan  untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas debitur

ü  Kartu piutang

Catatan akutansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur

Metode pencatatan piutang

ü  Metode konvisional,

Dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempenggruhi piutang adalah

a.       Transaksi penjualan kredit

b.      Transaksi retur pemjualan

c.       Transaksi penerimaan kas dari piutang

d.      Transaksi penghapusan piiutang

ü  Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang,

Dalam metode ini faktur penjualan merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang diposting langsung setiap hari secar rinci kedalam kartu piutang.

ü  Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping),

Dalam metode pencatatan ini tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan , oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip fakturnya yang belum dibayar, arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.

ü  Metode pencatatan dengan menggunakan komputer,

Dalam metode ini dokumen sumber yang mengbah posisi piutang dikumpulkan dan sekaligus di-posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem komputer dibentuk dua macam arsip : arsip transaksi dan arsip induk.

Prosedur pernyataan piutang

Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan disertai dengan rinciannya,

berikut beberapa tahap pernyataan piutang :

ü  Pernyataan saldo akhir bulan

ü  Pernyataan satuan

ü  Pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional

ü  Pernyataan faktur yang belum dilunasi

Distribusi penjualan

Distribusi prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media ( misalnya faktur penjualan ) dalam pengumpulan total ringkasan tersebut untuk kebutuhan pembuatan laporan. Distribusi penjualan adalah prosedur peringkasan incian yang tercantum dalam faktur penjualan dan pengumpulan total ringkasan.

Metode distribusi penjualan

ü  Metode berkolom

ü  Metode rekening tunggal dan rekening berkolom

ü  Metode summary strip dan metode tiket tunggal

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode distribusi

ü  Informasi yang akan dicantumkan dalam laporan

ü  Jumlah unsur dalam klasifikasi

ü  Media yang dipakai sebagai sumber informasi

Pertemuan keduabelas

Diskusi kelompok tujuh dengan materi : sistem akuntansi pembelian

Isi materi :

Deskripsi penjualan

Sistem akutansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperluhkan oleh perusahaan.

Fungsi yang terkait

·         Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untukmnggajukan permintaan pembelian sesusi dengan posisi persedian yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diteriama oleh fungsi penerimaan.

·         Fungsi penjualan

Fungsi pembeliaan bertanggung jawab untuk memperoleh informasi menggenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih alam pengadaan  barang dan menggeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilh

·         Fungsi penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan terhadap  jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima  dari pemasok gina untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterimah oleh petusahaan 

·         Fungsi akutansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persedian.

 Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

·         Prosedur permintaan pembelian

Daalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulirsurat permintaan pembeliaan kepada fungsi pembelian.

·         Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilhan pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk mewmperoleh informasi menggenai harga barang dan berbagai syarat pembelian .

·         Prosedur order pembelian

Dalam prosedeur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada uniit-unit organisasi lain dalam perusahaan.

·         Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan dan kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk mennyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

·         Prosedur pencatataan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen- dokumen yang berhubungan dengan pembelian ( surat order pembelian, laporan penerimaan barang  dan faktur dari pemasok )dan menyelengarakan pencatatan utang atau mengersipkan dokumen dokumen sumber sebagai catat utang.

·         Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dan transaksi  pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang diperukan oleh manajemen

·         Jenis persedian yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reoeder point)

·         Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

·         Order pembelian yamg tgelah dipenuhi oleh pemasok

·         Total saldo utang dagang pada tanggal terrtentu

·         Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu

·         Tambahan kuantitas  dan harga pokok persediaan  dari pembelian

Dokumen yang digunakan

·         Surat penerimaan pembelian,

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang dan fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat. Surat permintaan pembelian biasanya dibuat 2 rangkap untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian san satu lembarnya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

·         Surat permintaan penawaran harga,

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidsk bersifat berulang terjadi, yang menyangkut pembayaran dalam jumlah besar.

·         Surat order  pemblian,

Dokumen ini digenakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :

a.       Surat order pembelian

b.      Tembusan pengakuan oleh pemasok

c.       Tembusan bagi unit peminta barang

d.      Arsip tanggal penerimaan barang

e.       Arsip pemasok

f.       Tembusan fungsi penerimaan barang

g.      Tembusan fungsi akuntansi

·         Laporan penerimaan barang,

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi pesanan, baik dari segi jenis,mutu dan kuantitasnya seperti yang tercantum dalam suran order pembelian.

·         Surat perubahan order,

Surat yang diterbitkan untuk merubah pesanan baik dari segi kuantitas,penyerahan barang ataupun spesifikasidan hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain bisnis.

·         Bukti kas keluar,

Bukti in dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.dokumen ini juga berfungsi sebagai surat perintahpengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akutansi yang digunakan

Catatan akutansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

·         Register bukti kas keluar ( voucer register ),jika dalam perusahaan pencatatan utangnya menggunakan voucher payable procedure, maka jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

·         Jurnal pembelian,

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, maka jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

·         Kartu utang,

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang dugunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

·         Kartu persediaan,

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli

Unsur pengendalian intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akutansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntasi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan ( utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar ), menjamin ketelitian dan keandalan data akutansi (utang dan persediaan).

Dalam sistem akutansi pembelian,komputer digunakan ntuk mengelolah bukti kas eluar, pembuatan cek, penyelenggaraan register bukti kas dan register cek. Prosedr permintaan pembelian, permintaan penawarran harga  dan pemilihann pemasok, order pembelian  dan permintaan barang dalam sstem komputer tidak banyak berbeda dengan sistem akutansi pembeliaan dalam sistem manual.

Sistem retur pembelian

Deskripsi kegiatan

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak  sesusai dengan barang yang pesan menurut surat order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut terjadi kemungkinan karna barang yang diterima tidak cocok  dengan sfesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, dalam mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yanng dijanjikan oleh premasok. Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengambilan barang yang sudah dibeli kepada pemasok.

Fungsi yang terkait

Sistem yang terkait dalam sistem retur  pembeliaan adalah:

·         Fungsi gudang

Dalam sistem retur pebelian fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerakan barang kepda fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima oleh fungsi pembelian.

·         Fungsi pembelian

Dalam sistem retur pembelian fungsi in bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.

·         Fungsi pengiriman

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

·         Fungsi akutansi

Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini bertanggung jawab mencatat :

Ø  Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau retur umum.

Ø  Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan.

Ø  Berkurangnya utang yang timbul dari teransaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum di bayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

·         Memo debit

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembaki barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena teransaksi retur pembelian.

·         Laporan pengiriman barang

Dukungan ini dibuat oleh fungsi pegiriman untuk melaporankan jenis dan kuantitas barang yang dikirmkan kembali kepada pemasok sesuai dengan  perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

Catatan akutansi yang digunakan

·         Jurnal retur pembelian atau jurnal umum

Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat teransaksi retur penjualan yang menguragi jumlah persediaan dan utang dagang, jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya frekuensi teransaksi retur pembelian, perusahaan mengunakan jurnal umum untuk mencatat teransakasi tersebut.

·         Kartu persediaan

Dalam sistem retur pembelian katu persedian digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah beli kepada pemasoknya. 

·         Kartu uang

Dalam sistem retur sistem pembelian, kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debittur akibat pembelian barang kepadanya .

Unsur pengendalian intern

Untuk merancang unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem retur pembelian, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.

Penjelasasn unsur pengendalian  intern

Organisasi

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem retur pembelian, unsur pokok pengendalian intern yang bersangkutan dengan organisasi dijabarkan sebagai berikut :

·         Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

·         Teransaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu unit organisasi

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian

·         Prosedur perintah retur pembelian

Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan.

·         Prosedur pengiriman barang kepemasok

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk teransaksi retur pembelian tersebut.

·         Prosedur pencatatan utang

Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelengarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsip dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

Prosedur pencatatan utang

 Ada dua metode pencatatan utang : accunt payable procedur dan voucer payable procedures. Dalam account payable procedur catatan utang adalah berupa kartu utang yamg disiapkan unhtuk kreditur, yang memperlihatkan cara mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang berutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucer payable procedures , tidak disdelengarakan kartu utang namun digunakan arrsip voucer (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau mmenurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini sebagai catatan utang. sistem akutansi utang meliputi  prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

Prosedur pencatatn utang dengan accuant payable procedure adalah sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

·         Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.

·         Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting ke dalam kartu utang diselangarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur di bayar :

·         Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

·         Informasi pengeluran kas yang bersangkutan kas dengan pembayaran utang di posting kedalam faktur utang.

Distribusi pembelian

Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Dalam perusahaan pabrik, kelasifikasi yang umum dipakai untuk pendebitan yang timbul transaksi pembelian dan pembayarannya adalah sebagai berikut :

Untuk bahan baku :

·         Jenis bahan baku

·         Produk yang mengunakan bahan baku tersebut

·         Kombinasi di antara keduanya

Untuk suku cadang :

·         Jenis suku cadang

Untuk biaya yang berasal dari pembelian jasa :

·         Menurut jenis biaya

·         Menurut fungsi atau pusat pertanggung jawaban

·         Kombinasi jenis dan pusat pertanggung jawaban

Metode distribusi pembelian

Seperti halnya dengan distribusi penjualan ada lima metode distribusi pembelian :

·         Metode jurnal berkolom atau metode speread sbeet

·         Metode rekening berkolom

·         Metode rekening tunggal

·         Metode tiket tunggal

·         Metode distribusi dengan komputer 

Pertemuan ketigabelas

Diskusi kelompok delapan dengan  materi : sistem akuntansi pengajian dan pengupahan

Isi materi :

Sistem akutansi pengajian dan pengupahan

Dalam perusahaan pabrik, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golangan :  gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedngkan upah umumnya merupakan pemmbayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan buruh.

sistem akuntansi pengajian dan pengupahan

deskripsi kegiatan

sistem akuntansi pengupahan dan penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, menetapkan jabatan, penetapan tarif gajih dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan dan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :

Ø  Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama satu periode.

Ø  Jumla biaya gaji dan upah yang jadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama satu periode

Ø  Jumlah gaji yang diterimah pegawai selama satu periode

Ø  Rincian biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setia pusat pertanggung jawaban selama satu periode

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akutansi pengajian dan penggpahan adalah:

Ø  Dokumen pendukung dan perubahan gaji dan upah

Ø  Kartu jam hadir

Ø  Kartu jam kerja

Ø  Daftar hadir dan daftar upah

Ø  Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Ø  Surat pernyataan gaji dan upah

Ø  Amplop gaji dan upah

Ø  Bukti kas keluar

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem  akutansi pengajian dan pengupahan adalah :

Ø  Funsi kepegawaian

Fungsi bertangung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

Ø  Fungsi pencatatan waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelengarakan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

Ø  Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji atau upa yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selah jangka waktu pembayaran gaji dan upah. 

Ø  Fungsi akutansi

Dalam sistem akuntansi pengajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubunganya mdengan pembayaran gaji dan upah karyawan.  

Ø  Fungsi keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut dimasukan keamplop gaji dan upah karyawan kepada yang berhak. 

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Fungsi pengajian terdiri dari jaringan prosedur sistem adalah sebagai berikut

Ø  Sistem pencatatan waktu hadir

Pencatatan waktu hadir ini diselangarakan oleh fungsi pencatatan waktu hadir dapat mengunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatangani setiap hadir dan peluang dari perusahaan.

Ø  Prosedur pembuatan daftar gaji

Fungsi daftar gaji dan upah membuat daftar gaji  dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan aji dan upah adalah surat-surat keputusan menggenai pengangkati karayawan baru kenaikan pangkat pemberhentian karyawan penurunan pangkat gaji bulan dan daftar hadir.  

Ø  Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah biaya twnaga kerja dan distribusi kepada defartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja

Ø  Prosedur pembuatan bukti kas kreluar

Ø  Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan, fungsi akuntansi membuat perintah penggeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini

Ø  Prosedur pencatatan waktu hadir

Ø  Prosedur pencatatan waktu kerja

Ø  Prosedur pembuatan daftar upah

Ø  Prosedur distribusi biaya upah

Ø  Prosedr pembuatan bukti kas keluar

Ø  Prosedur pembayaran upah

Praktik yang sehat

Ø  Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu  yang terakhir ini dipakai sebagai dasar biaya tenaga kerja langsung

Ø  Pemasukan kartu kam kerja hadir dalam mesin pencatatan waktu harus diawasi oleh fungsi pencatatan waktu

Ø  Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebaenaran dan ketelitian perhitungannya oleh funngsi akutansi keuangan sebelum melakukan pwembayaran

Ø  Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonliasi dengan catatan penghasilan karyawan

Ø  Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuata  daftar gaji dan upah

Distribusi biaya gaji dan upah

Distribusi biaya gaji dan upah ditunjukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya. (gaji dan upah, tunjangsan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan  katryawan ) menurut hubunganya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi antara berbagai jenis klasifikasi tersebut.

Distribusu biaya gaji dan upah umumnya dilakukan  dengan metode berikut ini.

Ø  Etode rekening berkolom

Ø  Metode summary strip, tiket tunggal

Ø  Metode distribusi dengan komputer

Pertemuan keempatbelas

Diskusi kelompok sembilan dengan materi : sistem akuntansi biaya

Isi materi :

Sistem akutansi biaya

Sistem akutansi biaya dalam perusahaan pabrik erat hubunganya dengan sistem pengawasan produksi, karena sebagian besar  kewgiatan perusahaan pabrik berada dalam fungsi produksi.

Sistem pengawasan produksi

Diskripsi kegiatan

Sistempengawasan produksi ditunjukan uantuk mengawasi pelaksanaan order produksi  yang dikeluarakan oleh fungsi produksi. Dalam perusahaan yang produksinya bedasarkan pesanan dari pembeli, pelangan produksi erat hubungannya dengan pelangan yang diterimah oleh fungsi penjualan dari pembeli

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan didalam pengawasan produksi adalah :

Ø  Sistem pelangan produksi,

Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi, yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pngelolaan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi,cara produksi,dan jangka waktu produksi seperti yang tercantum dalam surat permintaan produksi.

Ø  Daftar kebutuhan bahan,

Dokumen merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memprodusi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.

Ø  Daftar kegiatann produksi,

Dokumen ini mderupakan urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk seperti yang tertera dalam surat order produksi.

Ø  Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang,

Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong yang digunakan oleh fungsi produksi untuk memproduksi produk seperti yang terdapat dalam surat order produksi.

Ø  Bukti pemgambilan barang gudang,dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian bahan ini pada biasanya terjadi karena adanya sisa bahan baku dan bahanpenolong yang tidak dipakai dala proses produksi.

Ø  Kartu jam kerja,

Dokumen ini merupakar kartu yang digunakan untuk mencatat jam kerja tenaga kerja yang langsung dikonsumsi untuk memproduksi produksi.

Ø  Laporan produksi selesai,

Laporan produk selesai dibuat dengan tujuam memberitahukan pesanan telah selesai diproduksi. Laporan ini disampaikan pada fungsi perencanaan,pengawasan produksi,fungsi gudang,fungsi penjualan dan fungsi akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem pengawasan produksi  adalah :

Ø  Fungsi penjualan

Ø  Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi

Ø  Fungsi produksi

Ø  Fungsi gudang

Ø  Fungsi akutansi biaya

Jaringan prosedur yang membetuk sistem

Jaringan prosedur yanfg membentuk sistem penawasan produksi adalah :

Ø  Prosedur produksi

Ø  Prosedur permintaan dan peengeluaran barang gudang

Ø  Prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung

Ø  Prosedur produksi selesai

Sistem akutansi biaya

Deskripsi kegiatan pengumpulan biaya

Sistem akuntansi biaya adalahjaringan prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Dalam perusahaan pabrik, sistem akutansi biaya merupakan jsaringan prosedur untuk  mengumpulkan dan menyajikan  biaya produksi, biaya pemasaran, biaya administrasi dan umum. Faktor yang mempengaruhi perancangan sistem akutansi biaya dalam suatu perusahaan adalah :

Ø  Metode costing yang digunakan : full costing atau variable costing

Ø  Sistem akutansi biaya standar atau sistem akutansi biaya histeris

Ø  Proses produksi : produksi berdasar pesanan atau produksi berdasar proses

Informasi yang diperluhkan oleh manajemen

Informasi yang diperluhkan oleh manajemen dari sistem akutansi biaya adalah sebagai berikut :

Ø  Order produksi belum selesai

Ø  Order produksi yang  telah selesai

Ø  Harga pokok produk jadi

Ø  Harga pokok produk yang masih dalam proses pada saat tertentu

Ø  Biaya menurut pusat biaya

Dokuumen  yang digunakan

Dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

Ø  Surat order produksi 

Ø  Daftar kebutuhan bahan

Ø  Daftar kegiaytan produksi

Ø  Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

Ø  Bukti pengambilan barang gudang

Ø  Kartu jam kerja

Ø  Laporan produksi selesai

Ø  Bukti memorial

Ø  Bukti kas keluar

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akutansi  biaya adalah :

Ø  Fungsi penjualan

Ø  Fungsi produksi

Ø  Fungsi perencanaan dan pengawasan produksi

Ø  Fungsi gudang

Ø  Fungsi akutansi biaya

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengawsan produksi akutansi biaya dalam perusahaan pabrik adalah :

Ø  Prosedur order produksi

Ø  Prosedur permintaan dan pengeluaraan barang gudag

Ø  Prosedur pengambilan barang gudang

Ø  Prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung

Ø  Prosedur produksi selesai dan pencatatan pembebanan biaya overhead pabrik

Ø  Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesunggunya, biaya administrasi dan umum dan  biaya pemasaran

Penjelasan unsur pengendalian intern

Organisasi

Ø  Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi, kegiatan fungsi produksi pada dasarnya terdiri dari pemakainya berbagai sumber ekonomi untuk menghasilkan produk yang merupakan sumber ekonomi lain.

Ø  Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menggarkan biaya. Angaran biaya merupakan tolok ukur yang digunakan untuk mengendalikan biaya. Agar data realisasi anggaran biaya dapat digunakan untuk mengendalikan pelaksanaan anggaran, perlu diselenggarakan catatan akuntansi untuk mencatat  realisasi aznggaran biaya

Ø  Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi. Dalam perusahaan pabrik fungsi  produksi bertanggung jawab untuk memperoses bahan baku menjadi produk jadi dengan menggunakan mesin dan akuipmen yang ada.

Ø  Fungsi gudang harus terpisah dari akutansi. Dalam pencatatan persediaandengan menggunakan metode mutasi persediaan, fungsi gudang yang bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan kewajiban untuk menyelengarakan catatan fisik persediaan yang disimpan digudang sedangkan fungsi akuntansi bertanggung jawab atas penyelenggaraan catatan fisik dan rupiah persediaan.  

Sistem otorisasi dan prosedur pencatat

Ø  Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi. Kegiatan produksi diawali dengan diterbitkannya surat order produksi oleh kepala fungsi produksi.

Ø  Bukti permmintaan penggeluaran barang gudang diotorisasi oleh kepalah fungsi produksi yang bersangkutan. Berdasarkan surat order produksiynag diterbitkan oleh fungsi produksi,diperlukan pengambilan bahan dan bahan penolong dari fungsi gudang. Untuk keperluan tersebut, fungsi produksi harus mengisi bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

Ø  Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akutansi keuangan. Dalam proses produksi kegiatan produksi memerlukan penggeluaran kas dilaksanakan dengan pembuatan bukti keluar yang diotorisasi oleh fungsi pencatatan utang.

Ø  Daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaann dan pengawasan produksi dan otorisasi oleh kepala fungsi  produksi. fungsi perencanaan dan penawasan produksi merupakan fungsi staff yang membantu kepala produksi dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan produksi.

Ø  Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fumgsi produksi. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan kartu jam kerja merupakn dokumen sumber sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsumg kefdalam kartu harga pokok produk tiap-tiap pesanan

Praktik yang sehat

Ø  Surat order produksi, bukti permintaan dan penggeluaran barang gudang, bukti kas keluar dan bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkkan. Dalam sistem akuntansi biaya surat order produksi bikti permintasan dan pengeluaran barang gudang, bukti kas keluar dan bukti memorial , merupakan dokumen sumber sebagai sumber pencatatan biaya kedalam jurnal da kartu biaya.

Ø  Secara  periodik dilakukan rekonsiliasi kartu dengan rekenig kontrol biaya dalmam buku besar.rekonsiliasi digunakan untu mengecek ketelitian data yang dicatat dalam kartu biaya rekening  kontrol biaya yang bersangkutan dalam buku besar.

Ø  Secara periodik dilakukan perhitungan persediaan yang ada digudang untuk dicocokkan dengan kartu persediaan.secara peiodik harus dilakukan pengecekisik dan mencocokkan fisik persediaan yang ada di gudang dengan kuantitas yang dicatat dalam kartu persediaan di fungsi akuntansi. Pencocokkan ini dilaksanakan dalam suatu kegiatan yang disebut perhitungan fisik persediaan. Kegiatan ini bertujuan menguji keamanan persediaan barang yang disimpan digudang dan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data dalam kartu persediaan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

Bagan alir sistem pengawasan produksi dan sitem akuntansi biaya

Ø  Prosedur ordert produksi

Ø  Prosedur permintaan dan penggeluaran barang

Ø  Prosedur pengambilan barang gudang

Ø  Prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung

Ø  Prosedur produksi selesai dan pencatatatan pembebanan biaya overhead pabrik

Ø  Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesunguhnya,biaya administrasi dan umum,dan biaya pemasaran yang berasal dari penggeluaran kas dan yang menggunakan register bukti kas keluar dan jurnal umum

Ø  Prosedur pencatatan overhead pabrik sesungguhnya , biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran yang berasal dari pengeluaran kas yang menggunakan  register bukti kas keluar

Ø  Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administtrasi dan umum dan biaya pemasaran yang berasal dari depreasi,amortisasi, deplesi dan terpakainya persekoty biaya

Bagan alir dokumen prosedur order produksi

Seperti telah disebutkan diatas, prosedeur order produksi  ditunjukan untuk menkoordinasikan kegiatan pengelolahan produk guna memenuhi pemesanan pembeli atau kebutuhan produk untuk jangka waktu tertentu.contoh prosedur order produksi ini diterapkan dalam perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan

Bagan alir dokumen prosedur pemintaan dan penggeluaran barang gudang

Karena umumnya perusahaan pabrik menyelenggarakan persediaan untuk bahan bakunya, maka guna pembelian bahan baku dari gudang, digunakan prosedur perintaa dan pengeluaran barang gudang.prosedur ini digunaqkan untuk meminta dan mengeluarkan barang-barang yang digudangkan seperti: bahan baku, bahan penolong ,suku cadng dan lain sebagainya.

Bagan alir dokumen prosedur pengambilan barang gudang

Bahan baku yang sudah diminta oleh fungsi produksi adakalanya tidak semuanya habis dikonsumsi untuk memproduksi pesanan tertentu. Jika terjadi kelebihan bahan baku yang diminta oleh fungsi produksi, bahan baku tersebut harus dikembalikan kefungsi gudang.

Bagan alir dokumen prosedur pencatat jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung

Setewlah fungsi produksi menerima surat order produksi dari departemen produksi ( yang disiapkan oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi ) dan telah mweminta bahan baku melalaui prosedur dan permintaan dan pengeluaran barang gudang , pengerjaan order produksi selanjutnya memerlukan tenaga kerja yang waktu kerja serta upahnya perluh dicatat melalui prosedur pencatat waktu kerja dan biaya tenaga kerja langsung

Bagan alir dokumen prosedur produ selesai dan pencatatan pembebanan biaya overhead pabrik

Fungsi produksi memberikan informasi selesainya pesanan tersebut melalau prosedur produk selesai. Dalam perusahaan yang berproduksi bedasarkan pesanan, produk dibebani dengan biaya overhead pabrik berdasrkan tarif yang ditentukan dimuka. Pembebanan biaya overhead pabrik kepada pesanan tertentu biasanya dilakukan setelah produk selesai dikerjakan.

Bagan alir dokumen prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran

Biaya overhead pabrik yang sesungguhya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran terjadi melalui berbagai transaksi terbagi menjadi empat golongan :

1.      Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran yang berasal dari pemakaian barang gudanng

2.      ,administrasi dan umum, dan biaya pemasaran yang berasal dari penggeluaran kas dan menggunakan register kas keluar dan jurnal  umum

3.      Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesunggunya, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran yang berasal dari penggeluaran kas dan yang menggunakan register bukti kas keluar

4.      Prosedur pencatatan biaya overhead sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran yang berasak dari depresiasi, amortisasi, deplesi, dan terpakainya persekot biaya

Pertemuan empat belas

Diskusi kelompok sepuluh dengan materi : sistem akuntansi penerimaan kas

Isi materi :

Sistem akutansi penerimaan kas

Sustem penerimaan kas dari penjualan tunai

Penjualan tuanai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mmewajibkan pembeli melakukan pembeyaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkanoleh perusahaan kepada pembeli. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang, seperti tokoh buku, bertasal  dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengedalian intern yang baiksistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan.

1.      Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk mmelakukan internal cek

2.      Penerimaan cek dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit,yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini :

1.      Prosedur penerimaann kas dari over the counter sales

Pembeli datang keperusahaan, melakukan pemilhan barang atau produk yang akan dibeli, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi, atau pembayaran langsung dengan kredit card,sebelum barang disesrahkan kepada pembeli,penerimaan kas dari over the counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :

§  Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga dibagian penjualan.

§  Bagian kasa menerima pemayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai cek pribadi atau kartu kredit

§  Bagian penjualan memerintahkan bagian penerimaan untuk menyerahkan barang kepada pembeli

§  Bagiaan pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli

§  Bagian kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank

§  Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan

§  Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas

2.      Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales )

COD sales adalah tranaksi yang melibatkan kantor pos perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas darihasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas kas bagi perusahan penjual.

Bagian penjualan

pembeli

                                                  1.pembeli memesan barang

3.       Bagian penjualan

Memerintahkan bagian

Pengiriman menyerahkan     4. Bagian pengiriman

Bagian kassa

Barang kepada pembeli            menyerahkan            barang                                 2. Pembeli membayar

                                                 Kepada pembeli                                   harga barang

                                                                                                                      5. bagian kassa menyetorkan

                                                                                                                                Kas ke bank

                                                  7. bagian akuntansi

                                           Mencatat penerimaan

bank

                                                                  Kas dari penjualan

Bagian akuntansi

Bagian pengiriman barang

6.bagian akuntansi

   Mencatat pendapatan

    penjualan

4.      Penerimaan kas dari credit card sales

Credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjua, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli dan bagi penjual, kartu kredit digolongkanmenjadi tiga kelompok yaitu kartu kredit bank, kartu kredit perusahaan, kartu kredit berpergian dan hiburan.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.      Fungsi penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fumgsi kas.

2.      Fungsi kas

Fungsi ini bertangung jawab sebagai penerima kas dari  pembeli

3.      Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi  pengiriman

4.      Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membukus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli

5.      Fungsi akuntansi

Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan

Informasi yang diperlukan oleh manajemen

Informasi yang umumnya diperluhkan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.      Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu

2.      Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai

3.      Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu

4.      Nama dan alamat pembeli , informsasi ini diperluhkan dalam penjualan tunai ini tidak diperluhkan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai

5.      Kuantitas produk yang dijual

6.      Nama wiraniaga yang melakukan penjualan

7.      Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas penjualan   tunai adalah :

1.      Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperluh kan oleh manajemen mengenai tansaksi penjualan tunai.

2.      Pita register  kas

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi dan merupakan dokumen pendukung  faktur penjualan tunai yang dicatat oleh jurnal penjualan

3.      Credit card sales slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan disebut mecrhant yang menjadikartu kredit

4.      Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahan angkutan umum.

5.      Faktur penjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelangan melalui bagian angkuatan perusahaan, kantor pos, atau angkutan umum dan dimintakan tandatangan pengiriman barang dari pelangan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelangan

6.      Bukti setor bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran ke bank.bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank.

7.      Rekap harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk merigkas harga pokok produk yang dijual selama periode

Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.      Jurnal penjualan

Jurnal penjualan digunakn oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan

2.      Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntasi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya darim penjualan tunai.

3.      Jurnal umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal inin digunakan oleh akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual

4.      Kartu persediaan

Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan inin diselengarakan untukdi fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan dan persediaan  barang yang disimpan digudang.

5.      Kartu gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karna bersi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang, catatan ini diselengarahkan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :

1.      Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang kefungsi kas da  untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli

2.       Prosedur penerimaan kas

Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk menyakinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman

3.      Prosedur penyerahan barang

Daam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli

4.      Prosedur pencatatan penjualan tunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

5.      Prosedur penyetoran kas ke bank

Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera kebank semua kas yang diterima pada suatu hari ,dalam prosedur ini berfungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank melalui fungsi kas 

6.      Prosedur pencatatan penerimaaan kas

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat peneriamaan kas didalam jurnal penerimaan kas bedasar bukti bank yang diterima oleh bank melalui fungsi kas

7.      Prosedur oencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan yang dicatat dalam kartu persediaan,fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan kedalam jurnal umum.

Penjelasan unsur pengendalian intren

1.      Funsgsi penjualan harus terpisah dari funsi kas,fungsi penjualan yang merupakan fungsi opersi haruss dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan.

2.      Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain,fungsi operasi dan fungsi penyimpanan

3.      Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi, tidak ada transaksi penjualan tunaiyang dilaksanakan secara lengkaphanya oleh satu fungsi tersebut, dengan dilaksanakannya suatu transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tersebut olehh fungsi lainya

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1.      Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan denagan menggunakan formulir faktur penjualan tunai,  transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan.

2.      Penerimaan kas diotorisasi oleh penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap  ‘’lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

3.      Penjualan dengan Kartu kredit bank didahului dangan permintaan otorisai dari bank penerbit kartu kredit, masalah yang dihadap oleh merchant dalam penjualan dengan kartu kredit dari bank adahkah penentuan bonafiditas pemegang kartu kredit. dalam sistem yang on line, dengan komputer bank penerbit kartu kredit.

4.      Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan dengan cara membubuhkan cap  “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. Cap  “sudah diserahkan” yang dibubuhkan oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang kepada pembeli yamg berhak..

5.      Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan oleh dokumen sumber yang dilampiri oleh dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber  yang sesuai, kesesuaian dokumen sumber dibuktikannya dengan lampirkannya dokumen sumber pendukung yang lengkap  yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berewenag.

6.      Catatan kedalan sumber akuntansi harus dilakukan oleh karyawan  yang diberi wenag untuk itu. Setiapa pencatatan kedalam akuntansi harus dilakukan oleh karyawan  yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebbut.

Bagan alir dokumen berbagai sistem penerimaan kas

Berikut ini disajikan bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari berbagai sumber sebagai berikut:

1.      Over the counter sale

2.      Cash on delivery sale

3.      Credit cart sale

Sistem penerimaan kas dari piutang

Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :

1.      Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara peminda bukuan melalui rekening bank, jika perusahaan menerima kas dalam bentuk cek debitur, yang ceknya atas nama perusahaan akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk kerekening giro bank perusahaan, pemindabukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekeninrg giro bamk perusahaan.  

2.      Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor kebank  dalam jumlah penuh

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melaui berbagai cara : melalui penagihan perusahaan, melalui pos, dan melalui lock box colection plan. Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak mererima pembayaran diatas  cek.

Canceled check

Perlakuan terhadap canceled check mempunyai dampak besar terhadap arus perpindahan kas dalam masyarakat. untuk mengetahui dampak cancelled check terhadap lalui lintas kas.

 sistem perbankan ini menjadi arus lintas uang antar individu menjadi lancar karena:

1.      Pihak pembayar dijamin ole sistem perbankan bahwa uang yang dibayarkan akan diterima oleh pihak yang ditujuk oleh pembayar

2.      Pihle sistem  pembayar dijamin oleh piak perbankan akan memperoleh bukti penerimaan kas dari pihak yang dibayar berupa  cancelled check, yang dapat disimpan sebagai dokumen dalam arsip prabayar.

3.      Pihak yang dibayar tidak perluh membuat bukti penerimaan kas ( dalam bentuk kuitansi ).karna sistem perbankan dengan sendirinya menghasilkan bukti penerimaan kas berupa cancelled check  yang telah dibubuhi tanda tangan endoresment oleh penerima pembayaran

Fungsi yang terkait  

Sistem yang terkait dalam penerimaan kas piutang adalah :

1.      Fungsi sketeriat

Dalam sistem penerimaan kas dari piutang , fungsi sketeriat bertanggung jawab  dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan, fungsi sketeriat bertugas untuk membuat daftar surat pembertahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

2.      Fungsi penagihan

Fungsi penagihan  bertanggungjawab unntuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi

3.      Fungsi kas

Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sketeriat atau fungsi penagihan fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi  tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh

4.      Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang

5.      Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodikdisamping itu fungsi pemeriksaan intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsilasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselengarakan oleh fungsi akuntansi

Dokumen yang dgunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

1.      Surat pemberitahuan

Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukanya, surat pemberitahuan biasanya berupa  tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan olleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos

2.       daftar surat penberitahuan

daftar surat pemberitahuan melakukan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekreteriat atau fungsi penagihan

3.      Bukti stor bank

Dokumen ini dibuata oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank,bukti setor dibuat  3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank

4.      Kuitansi

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi parah debitur yang telah dilakukan pembayar utanng mereka, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan

Tanggal :                                                                                                 Nomor   : DAFTAR SURAT PEMBERITAHUAN

No. Urut	Nama debitur	bank	Nomor cek	keterangan	jumlah

Bagian sekretariat

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :

1.      Bagian enagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi

2.      Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri  surat pemberitahuan melalui pos

3.      Bagian sketeriat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur

4.      Bagian sketeriat menyerahkan cek kebagian kasa

5.      Bagian sketeriat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepntingan posting kedalam kartu piutang

6.      Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur

7.      Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsemennt oleh pejabat yang berwenag

8.      Bank perusahaan nmelakukan cleraing atas cek tersebut kebamk debitur

Pertemuan keempatbelas

Diskusi kelompok sebelas dengan materi : sistem akuntansi pengeluaran kas

Isi materi ;

Sistem akutansi pengeluaran kas

Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek

Pengeluaran kas dengan cek memilki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini :

1.      Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluarankas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar

2.      Dilibatkannya pihak luar,  dalam hal ini bank,dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.dengan digunakanya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksasi pengeluaran kas direkam juga ke bank, yang secaraa periodik mengrimkan rekening koran bank kepada perusahaan nasabannya.

3.      Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled cek kepada chekck issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan, sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran, dengan digunakan nya cek kedalam kas pengeluaran akan secara otomatis menerima tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran

Dokumen yang digunakan

1.      Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada krediturdan berfungsi pula sebagai dokumen summber bagi pencatatan berkurangnya utang.

2.      Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembeyaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.

3.      Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas  kkeluar

Catatan akuntansi yang digunakan

1.      Jurnal pengeluaran kas

Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian yang digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.

2.      Regiter cek

Register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek, register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeliuarkan untuk pembayaranpara kreditur perusahaan atau pihak lain.

Fungsi yang terkait

1.      Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas,

Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2.      Fungsi kas,

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

3.      Fungsi akuntansi,

Dalam sistem akuntansi dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas :

a.       Pencatatan pengeluaran kas yang bersangkutan dengan biaya dan persediaan barang.

b.      Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal jurnal pengeluaran kas atau register cek.

c.       Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam megeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4.      Fungsi pemeriksa intern,

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi  . fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem

1.      Sistem akunyansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan poermintaan cek yang terdiri jaringan prosedur berikut ini :

a.       Prosedur pembuatan bukti kas keluar

b.      Prosedur pembayaran kas

c.       Prosedur pencatatan pengeluaran kas

2.      Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

a.       Prosedur permintaan cek

b.      Prosedur pembuatan bukti kas keluar

c.       Prosedur pembayaran kas

d.      Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Unsur pengendalian intern

Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar ( bank ) ikut serta dalam mengawasi kas dengan cara sebagai berikut :

1.      Semua penerimaan kas harus disetor penuh kepihak bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya.

2.      Semua pengeluaran kas harus dengan cek

3.      Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system.

Penjelasan sistem pengendalian intern

1.      Organisasi

a.       Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh bagian kassa harus dipisahkan dengan fungi akuntansi kas yang dipegang oleh bagian jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jurnal pngeluaran kas dan jurnal penerimaan kas. Dalam pemisahan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungdsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.

b.      Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oelh bagian kassa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar tercipta suatu internal check. Dalam transaksi kas, bagian kassa adalah pemegang fungsi kas, pengeluaran kas dan penyimpanan kas. Transaksi penerimaan kas dilaksanakanoleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang,fungsi akuntansi dan fungsi pengeleluaran kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dengan lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan akan lebuih terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.

2.      Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a.       Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keular ini kas perusahaan berkurang dan pencatatan diperbaharui.

b.      Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang, sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan manajement puncak. Rekenig giro perusahaan dibank merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan kas perusahaan.

c.       Catatan dalam jurnal pengeluaran kas ( atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek ) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi didasari oleh dokumen sumber yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokemun pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku.

d.      Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak pada tempatnya. Dalam sistem kas yang digambarkan diatas, saldo yang ada ditangan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang yang belum disetor ke bank ( unde-po-siteat cash receipts ). Saldo kas ini harus dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam box aman dan ditempatkan di tempat yang terpisah.

e.       Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “ lunas “ oleh bagian kassa setelas transaksi pengeluaran kas dilakukan.

f.       Penggunaan rekening koran bank ( bank statement ), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidsk terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

g.      Semua pengeluaran kas arus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan  penerimaan pembayaran atau dengan pemindahbukuan.

h.      Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

i.        Secara periodik dilakukan pencocokkan jumlah fisik kas yang ada sitangan dengan jumlah kas menurut catatan.

j.        Kas yang ada ditangan ( cash in safe ) dan kas yang ada diperjalanan ( cash in transit ) diasuransikan dari kerugian.

k.      Kasir diasuransikan ( fidelity bond insurance )

l.        Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian yang ada ditangan ( misalnya mesin register kas, lemari besi dan strong room )

m.    Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kassa.

3.      Dampak canceled check terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek

Jika sistem perbankkan mengembalikan canceled check kepada check isuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yang diterimanya melalui check clearing, sistem pengekuaran kas perusahaan pembayar tidak menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yang menerima pembayaran.

4.      Bagai alir sistem pengeliaran kas dengan cek,

Sistem penegeluaran kas dengan cek dibagi menjadi empat macam :

a.       Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system

b.       sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system

§  One-time voucher payable system dengan cash basis

§  One-time voucher payable system dengan acrual basis ( ful-fledged voucher payable system )

c.       Build-up voucher payable system.

5.      Bagan alir dokumen sistrem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system.

Dalam account payable system pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal pembelian dilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen sumber. Rekening yang didebet dan dikredit dalam jurnal pembelian ini adalah :

Persediaan           Rp. Xxx

           Utang dagang         Rp. Xxx

6.      Bagan alir dokumen one-time voucer payable system dengan cash basis.

Daam voucher payable system-cash basis pencatatan transaksi pembelian didasarkan atas bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh tempo. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang dengan jurnal :

Persediaan        Rp. Xxx

         Bukti kas keluar yg akan dibayar       Rp. Xxx

7.      Bagaan alir dokumen one-time voucher payable system dengan acrual basis ( full-fledged voucher payable system ).

Dalam voucher payable system-acrual basis pencatatan transaksi pembelian berdasarkan bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok oleh bagian utang dari bagian pembelian. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian jurnal denan jurnal :

Persediaan             Rp. Xxx

          Bukti kas keluar yg akan dibayar        Rp. Xxxx

8.      Bagan alir dokumen built-up voucher payable system.

Dalam sistem ini satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama.built-up voucher payable system digunakan jika perusahaan melakukan pembayaran kepada kreditur nya secara periodik.

Sistem dana kas kecil

Penyelengaraan dana kas kecil dicatat dengan prosedur sebagai berikut :

1.      Pembentukan dana kas kecil dengan mendebit rekening dana kas kecil

2.      Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil sdehingga setiap saat saldo  rekenin ininberfluktuasi

3.      Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan , dan dicatat denga mendebit rekenig dana kas kecil.

Dokumen yang digunakan

1.      Bukti kas keluar,

berfungsi senbagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

2.      Cek

3.      Permintaan pengeluaran kas kecil,

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil.

4.      Bukti pengeluaran kas kecil,

Dokumen ini dibuat ole pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.

5.      Permintaan pengisihan kembali kas kecil,

Dokumen ini dibuat oleh oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

Catatan akuntansi yang digunakan

1.      Jurnal pengeluaran kas,

Dalam sistem dana kas kecil, catatan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.

2.      Register cek,

Catatan akuntans ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3.      Jurnal pengeluaran dana kas kecil,

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini juga berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.

Fungsi yang terkait

1.      Fugsi kas,

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,memintakan otorisasi atas cek,dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentuka dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 

2.      Fungsi akuntansi,

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas :

a.       Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.

b.      Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.

c.       Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

d.      Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system)

e.       Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan ferifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen pendukung yng dipakai sebagai dasar pembuatan vukti kas keluar.

3.      Fungsi pemegang dana kas kecil,

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimapanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisas dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4.      Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

5.      Fungsi pemeriksaan intern,

Dalam sistem kas fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokkan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprise audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.

Dalam pelaksanaan transaksi pengeluaran kas perusahaan, pengunaan cek atas nama atau dengan peminda bukuan menjamin diterimanya kas perusahaan oleh orang atau perusahaan yang dimaksud.

Pertemuan kelimabelas

Diskusi kelompok duabelas, dengan materi :Sistem akuntansi persediaan

Isi materi :

Dalam perusahan pabrik persediaan terdiri dari  : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang.

Metode pencatatan persediaan

Metode pencatatan persediaan terbagi 2 yaitu  :

Ø  Metode mutasi persediaan

Ø  Metode persediaan fisik

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan

Ø  Prosedur pencatatan produk jadi

Ø  Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual 

Ø  Prosedur penctatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli

Ø  Prsedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses

Ø  Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

Ø  Prsedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok

Ø  Prsedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

Ø  Prrosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengambilan barang gudang

Ø  Sistem penghuitungan fisik persediaan

Prosedur pencatatan produk jadi

Ø  Deskripsi Prosedur,

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan dalam rekening persediaan produk jadi dan dikreditkan dalam rekening barang dalam proses.

Ø  Dokumen,

Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah :

a.       Laporan produk selesai dan bukti memorial

b.      Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial dicatat dalam tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat selesainya produk jadi dalam jurnal umum.

Ø  Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan akuntansi produk jadi adalah :

·         Kartu gudang

·         Kartu persediaan

·         Jurnal umum

Ø  Bagan alir dokumen prosedur pencatatan produk jadi,

Gambar dibawah ini menggambarkan bagan alir dokumen prosedur pencatatan harga pokok produk jadi. Pencatatan harga pokok produk jadi dilakukan dengan mendebit rekening persediaan produk jadi dan mengkredit barang dalam proses.

Prosedur pencatatan arga pokok produk jadi

Bagian gudang                  bagian kartu persediaan                bagian jurnal

mulai

1

LPS

Laporan produk selesai

          .... diterima dari

khpp

                        Bagian produksi

Laporan produk selesai

Kartu gudang

N

Mencatat harga pokok

Jurnal umum

N

Bukti memorial

LPS

KHPP

Bukti memorial

Membuat bukti memorial

Menjumlahkan total harga pokok produk

Kartu harga pokok produk

                                                                           

Kartu persediaan

selesai

1

Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual

Ø  Deskripsi prosedur

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan selain prosedur, order penjualan, persetujuan kredit, pengiriman barang, penagihan, dan prosedur pencatatan piutang.

Ø  Dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. surat ordert pengiriman diterima oleh bagian gudang dari bagian order penjualan. setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas produk jadi yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang.

Ø  Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah: kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum.

Ø  Bagan alir dokumen prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual,

Berdasarkan bukti menorial yang dilampirkan dengan rekapitulasi harga pokok penjualan bagian jurnal mencatat harga pokok yang dijual kedalam jurnal umum :

Harga pokok penjuala               Rp. Xxx

                   Persediaan produk jadi                Rp. Xxx

Sistem penghitungan fisik persediaan

Ø  Deskripsi kegiatan

Dalam bagia kartu persediaan diselenggarakan pencatatan akuntansi berupa kartu persediaanyang digunakan untuk mencatat mutasi setiap jenis persediaan yang disimpan dibagian gudang. Bagian kartu persediaan bertanggung jawab atas terselenggarakannya catatan akuntansi yang dapat diandalkan mengenai persediaan yang disimpan digudang, sedangkan bagian gudang bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan di gudang.

Ø  Dokumen

Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil penghitungan fisik persediaan barang adalah :

1.      Kartu penghitungan fisik

2.      Daftar hasilp penghitungan fisik

3.      Bukti memorial

Ø  Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

1.      Kartu persediaan

2.      Kartu gudang

3.      Jurnal umum

Fungsi yang terkait

Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari

1.      Pemegang kartu penghitungan fisik

2.      Penghitung

3.      Pengecek

Dengan demikian fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah :

1.      Panitia ppenghitungan fisik persediaan

2.      Fungsi akuntansi

3.      Fungsi gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem 

1.      Prosedur penghitungan fisik

2.      Prosedur kompilasi

3.      Prosedur penentuan harga pokok persediaan

4.      Prosedur adjustmen

Unsur pengendalian intern

Ø  Organisasi,

1.      Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek.

2.      Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang, fungsi akuntansi persediaan, biaya. Karena karyawan dikwdua bagian inila yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan.

Ø  Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,

1.      Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditanda tangani ole ketua panitia  oleh penghitungan fisik persediaan.

2.      Pencatatan hasil perhitungan fisik persediaan didasarkan ats kartu penghitungan fisik persediaan yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartupenghitungan fisik.

3.      Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.

4.      Adjusment terhadap kartu persedaiaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik.

Ø  Praktik yang sehat                   

1.      Kartu perhitungan fisik bernomor urut tercetetak dan penggunaannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.

2.      Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali dilakukan oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

3.      Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.

                                                             

Pertemuan kelimabelas

Diskusi kelopok tiga belas dengan materi ; Sistem akuntansi aktiva tetap

Isi materi ;

Definisi aktifa tetap

Aktifa tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud ,manfaat ekonomis lebih dari satu tahun,dan di peroleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan ,bukan untuk di jual kembali.karena kakayaan ini mempunyai wujud,sering kali aktifa tetap di sebut aktifa tetep berwujud .

Karakteristik transaksi aktifa tetap

1.      Frekuensi terjadinya transaksi yang mangubah aktifa tetep relatif sedikit di bandingkan dengan tansaksi yang mengubah aktifa lancar ,namun umumnya menyangkut jumlah rupiah yang besar .

2.      Pengendalian aktifa tetap ilaksanakan pada saat perencanaan perolehan aktifa tetap sehingga sistem otorisa perolehan aktifa tetap di terapkan pada saat perencanaan pada saat perencanaan rencana perolehan aktifa tetap

3.      Pengeluaran yang bersangkutan dengan aktifa tetap perlu di bedakan dua macam :

Ø  Pengeluaran pendapatan

Ø  Pengeluaran modal

Penggolongan aktifa tetap

1.      Tanah dan perbaikan tanah

2.      Gedung dan perbaikan gedung

3.      Mesin dan ekuipment pabrik

4.      Mebel

5.      Kendaraan

Transaksi yang menggubah aktifa tetap

Transaksi yang bersangkutan denagan aktifa tetap terdiri dari tiga kelompok :

1.      Transaksis yang menggubah rekening aktifa tetap

2.      Transaksi yang menggubah rekening akomulasi depresiasi aktifa tetap yang bersangkutan

3.      Transaksi yang menggubah rekening biaya reparasi dari pemeliharaan aktifa tetap

Transaksi perolehan

Aktiva tetap persahaan diperoleh melalui berbagai cara : pembelian, pembangunan, dan sumbangan. Transaksi perolehan aktiva tetap dari pembelian dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :

Aktiva tetap              Rp. Xxx

            Bukti kas keuar yang akan dibayar     Rp. Xxx

Transaksi pengeluaran modal

Transaksi pengeluaran modal adalah transaksiyang bersangkutan dengan aktiva tetap, yang mempunyai manfaat lebih dari satu tahun. Karena manfaat pengeluaran modal lebih dari satu tahun , maka pada saat terjadinya pengeluaran modal tersebut dicatat sebagai tambahan harga pokok aktiva tetap yang bersangkutan, dan didepresiasi dalam tahun-tahun yang menikmati manfaat pengeluaran modal tersebut.

Transaksi pengeluaran modal dicatat dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berikut :

Aktiva tetap                             Rp. Xxx

                  Bukti kas keuar yang akan dibayar        Rp. Xxx  

Untuk mencatat pengeluaran modalyang berupa pengeluaran kas:

Aktiva tetap                              Rp. Xxx

            Persediaan suku cadang                              Rp. Xxx

             Gaji dan upah                                           Rp. Xxx

              Biaya overhead pabrik yg dibebankan         Rp. Xxx

Transaksi depresiasi aktiva tetap

Secara periodik harga pokok aktiva tetap dialokasikan ledalam periode akuntansi yang menikmati jasa yang dihasilkan oleh aktiva tetap, alokasi ini dikena dengan istilah depresiasi aktiva tetap. Transaksi tersebut dicatat dalam jurnal sebagai berikut :

Biaya overhead pabrik sesungguhnya            Rp. Xxx

Biaya admininstrasi dan umum                     Rp. Xxx

Biaya pemasaran                                           Rp. Xxx

                   Akumulasi depresiasi aktiva tetap                               Rp. Xxx

Transaksi penghentian pemakaian aktiva tetap

Jika berdasarkan pertimbangan teknis atau ekonomis suatu aktiva tetap tidak lagi layak untuk diteruskan pemakaiannya, manajemen dapat memutuskan untuk menghentikan pemakaian aktiva tetap yang bersangkutan. Transaksi penghentian ini dicatat dalam jurnal :

Akumulasi depresiasi                                     Rp. Xxx

Rugi penghentian pemakaian aktiva tetap         Rp. Xxx

                                     Aktiva                                         Rp. Xxx

Transaksi reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap

Dalam masa pemanfaatan aktiva tetap, perusahaan melakukan pemeliharaan dan reparasi aktiva tetap untuk menjaga dan mempertahankan kondisi aktiva tetap agar layak beroperasi.

Jurnal untuk biaya reaparasi :

Biaya reparasi dan pemeliharaan                    Rp. Xxx

             Bukti kas keluar yang akan dibyar                 Rp. Xxx

Manajemen aktiva tetap

Aktiva tetap menuntut pemanfaatan optimal selama taksiran umur ekonomis. Perlu dibentuk suatu fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur penggunaan, pemindahan, pemberian otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap. Adapun wewenang yang dimiliki oleh bagian aktiva tetap adalah :

1.      Menempatkan aktiva tetap ditangan fungsi pemakai aktiva tetap.

2.      Memberikan otorisasi pemindahan aktiva tetap dari fungsi satu ke fungsi lainnya.

3.      Memberikan otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap

4.      Memberikan otorisasi pengiriman aktiva tetap kepihak luar untuk keperluan reparasi.

Struktur kode aktifa tetap

Jika perusahaan memiliki berbagai jenis aktifa tetap diberbagai lokasi, untuk memudahkan pemeriksaan aktifa tetap, diperlukan kode yang mampu memberikan informasi lengkap menggenai aktifra tetap.

Golongan aktifa tetap

1.      Tanah  dan perbaikan tanah

2.      Gedung dan perbaikabn gedung

3.      Mesin dan ekuipmen pabrik

4.      Mesin dan ekuipmen kantor

5.      Mebel

6.      Kendaraan darat

7.      Kendaraan air

8.      Kendaraan udara

9.      Aktifa tetap lain

Jenis aktifa tetap

Contoh : mesin dan ekuitmen kantor dirinci menjadi jenis aktifa tetap berikut ini :

1.      Mesin ketik manual

2.      Mesin ketik elektronik

3.      Mesin potong kertas

4.      Mesin penghancur kertas

5.      Mesin ftohocopi

Tahun perolehan

Tahunperolehan aktiva tetap diambil dari dua angka terakhir dan dicantumkan dalam kode aktiva tetap.

Fungsi

Karena dalam perusahaan pabrik ada tiga fungsi pokok :

1.      Produksi

2.      Administrasi dan umum

3.      Pemasaran

Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :

1.      Kartu aktifa tetap

2.      Jurnal umum

3.      Registrasi bukti kas keluar

Fungsi yang terkait

 Fyngsi yang terkait mealam ngubah harga pokok aktiva dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :

1.      Fungsi pemakai

2.      Fungsi riset dan pengembagan

3.      Direktur yang bersangkutan

4.      Direktur utama

Jaringan subsistem

1.      Sistem pembeliian aktifa tetap

2.      Sistem perolehan aktifa tetap melalui pembagunan sendiri

3.      Sistem penggeluaran modal

4.      Sistem penghentian pemakaian aktifa tetap

5.      Sistem transefer aktifa tetap

6.      Sistem revaluasi aktifa tetap

7.      Sistem akuntansi depresiasi aktifa tetap

Unsur pengendalian intern

1.      Organisasi

a.       Fungsi pemakaian harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap

b.      Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independen.

2.      Sistem otorisasi

a.       Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umumpemegang saham .

b.      Surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan otorisasireparasi, surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, dan surat permintaan transfer aktive tetap diotorisasi oleh direktur yang bersangkutan dan direktur utama.

c.       Surat permintaan kerja diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan.

d.      Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

e.       Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

f.       Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

g.      Bukti memorial diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi.

3.      Prosedur pencatatan

a.       Perubahan kartu kativa tetap harus didasarkan pada bukti kas keluar, atau bukti memorial, atau surat permintaan transfer aktiva tetap yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

4.      Praktik yang sehat

a.       Secara periodik dilakukan pencocokkan fisik kativa tetap dengan karut aktiva tetap.

b.      Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.

c.       Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian.

d.      Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal (capital expenditure) dengan pengeluaran pendapatan (revenue expenditure).

Bagan alir dokumen jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap

1.      Sistem pembelian aktiva tetap,

Karena transaksi perolehan aktiva tetap berkaitan dengan anggaran modal, maka diperlukan otorisasi dari direksi. Transaksi pembelian aktiva tetap dimulai dengan permintaan otorisasi investasi dari pemakai aktiva tetap yang diajukan kepada direksi. Direksi akan memberikan otorisasi investasi berdasarkan tersediannya anggaran modal untuk pembelian aktiva tetap yang diminta dan kondisi keuangan perusahaan. Setelah otorisasi investasi diberikan oleh direksi, langkah pembeilian ativa tetap selanjutnya dilakukan melalui sistem pembelian.

2.      Sistem perolehan aktiva tetap,

Sistem dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang diperoleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan. Work order merupakan dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan biaya konstruksi. Jika suatu aktiva tetap yang dibangun sendiri telah selesai, maka bukti memorial (yang dilampirkan dengan surat perintah kerja) diapaki sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok kativAt tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum.

3.      Sistem pengeluaran modal,

Sistem ini dirancang untuk mencatat tambahan harga pokok aktiva tetap dengan adanya pengeluaran modal. Setiap pengeluaran modal memerlukan dokumen surat permintaan otorisasi reparasi dari manajemen puncak. Pelaksanaan surat permintaan otorisasi reparasi dilakukan berdasarkan dokumen surat perintah kerja pencatatan biaya yang terjadi untuk work order dilakukan menurut surat perintah kerja yang bersangkutan, sehingga dapat dihitung besarny pengeluaran modal untuk surat perintah kerja tertentu.dan dapat dihitung tambahan harga pokok aktiva yang bersangkutan.

4.      Sistem pengentian pemakaian aktiva tetap,

Sistem ini dirancang untuk mencatat pengurangan harga pokok dan akumulasi depresaisi aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya serta laba rugi yang ditimbulkan sebagai akibat penghentian pemakaian aktiva tetap tersebut. Dokumen sumber yang diapakai sebagai dasr pencatatan penghentian pemakaian aktiva tetap.

5.      Sistem transfer aktiva tetap,

Sistem ini dicatat untuk mencatat transfer aktiva tetap dari satu pusat pertanggung jawaban ke pusat pertanggung jawaban lain. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah surat permintaan transfer.

6.      Sistem reevaluasi aktiva tetap,

Sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi reevaluasi atau penilaian kembali aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.

7.      Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap,

Sistem ini dicatat untuk mencatat biaya depresiasi aktiva tetap. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan adalah bukti memorial.